Contoh Makalah Kegiatan Humas Internal dan Eksternal

BAB I

Pendahuluan

1.1  Latar Belakang

Public Relations sebagai “usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal-balik antara organisasi dan masyarakat”.

Pengertian yang timbal-balik itu menuntut penghargaan terhadap kekuatan dan kelemahan, peluang, sasaran dan pengakuan atau penerimaan terhadap kebutuhan setiap kelompok yang mempunyai kepentingan di dalamnya. Sedangkan proses komunikasi dalam Public Relation adalah proses dari kedua belah pihak, yang membutuhkan perhatian lewat mata, telinga, dan mulut. Usaha ini harus disadari secara penuh, ditentukan secara selektif, dan dilakukan secara bertahap dari waktu ke waktu.

Sasaran utama dari Public Relations modern ini disebut “public”, yaitu sekelompok orang, baik dalam satu wilayah maupun yang tersebar, namun mempunyai satu kepentingan atau masalah yang sama dengan memerlukan penyelesaian. Dua macam public adalah :

1.      Internal public, yang terdiri dari orang-orang yang berada dalam lingkungan organisasi atau Badan Usaha.

2.      External public, yaitu orang-orang atau kelompok-kelompok orang yang berada diluar organisasi, namun mempunyai kepentingan dan masalah dalam hubungannya dengan organisasi tersebut.

1.2  Tujuan

1.      Menjelaskan uraian mengenai kegiatan humas.

2.      Menjelaskan kegiatan humas internal.

3.      Menjelaskan kegiatan humas eksternal.

1.3  Rumusan Masalah

1.      Apa saja kegiatan seorang humas.

BAB II

Pembahasan

Kegiatan-Kegiatan Humas

            2.1 Uraian Kegiatan Humas

               Kegiatan humas pada hakikatnya adalah kegiatan berkomunikasi dengan berbagai macam simbol komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

               Kegiatan komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan secara tertulis dan lisan.

v  Kegiatan komunikasi verbal ada 2,antara lain:

a)      Komunikasi verbal tertulis, meliputi :

·         Pekerjaan menulis Proposal

·         Menulis Artikel

·         Menulis untuk Presentasi

·         Menulis untuk Pres (pres release)

·         Membuat Rekomendasi

b)      Komunikasi verbal lisan, meliputi :

·         Jumpa Pres

·         Guest Guide/open house

·         Announcer

·         Presenter

·         Deks Information

v  Kegiatan komunikasi nonverbal, meliputi:

·         Penyelenggaraan Pameran

·         Seminar

·         Spencial Event

·         Riset / penelitian

·         Pres Kliping

Kegiatan terbesar humas adalah menulis,editing,media relation,spesial event,berbicara produksi,riset,programming dan konsultasi. Sedangkan kegiatan yang penggunaan waktu terbesar adalah untuk koordinasi,perencanaan dan negosiasi.

Kegiatan seorang humas antara lain merancang pesan tematik agar pesan yang di sampaikan oleh organisasi memiliki keseragaman/keterkaitan pesan, melakukan segmentasi media (seimbang antara media cetak dan elektronik), melakukan komunikasi interaktif contohnya rubrik konsultasi atau jasa layanan konsumen melalui telepon, menjaga reputasi perusahaan dan citra produk melalui pemanfaatan kekuatan pesan atau kombinasinya, pemasaran dari mulut ke mulut dan melakukan komunikasi yang akrab dengan pelanggan.

Dari beberapa kegiatan humas tersebut terlihat bahwa tugas humas hanya meliputi hubungan dengan pihak eksternal yakni dengan masyarakat/konsumen. Hal ini berada dengan profesi public relations/humas karena humas tidak hanya bertugas menciptakan hubungan baik dengan masyarakat (ekstern) tetapi juga harus dapat menciptakan hubungan baik antara pihak didalam (intern) lembaga/perusahaan.

Permintaan jasa konsultasi public relations yang handal sangat tinggi. Seorang praktisi public relations seringkali dianggap sebagai dewa penyelamat dan diharapkan mampu menciptakan keajaiban. Oleh sebab itu, seorang pejabat/praktisi public relations dituntut untuk selalu belajar, tekun dan pandai menyesuaikan diri.

Kemampuan dan keahlian mutlak diperlukan agar dapat menjalankan tugas dengan baik. Dalam menjalankan tugasnya, praktisi public relations harus memiliki keahlian-keahlian, antara lain :

1)      Mampu dengan baik menghadapi semua orang dengan berbagai macam karakter dan sifat. Artinya, mampu dan berusaha memahami dan bersikap toleran kepada orang yang dihadapinya.

2)      Mampu berkomunikasi dengan baik. Artinya mampu menjelaskan segala sesuatu dengan jernih, jelas dan lugas, baik secara lisan maupun tertulis, bahkan secara visual.

3)      Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. Artinya, mampu merencanakan segala seuatu dengan prima.

4)      Memiliki integritas personal, baik dalam profesi maupun didalam kehidupan pribadinya.

5)      Memiliki imajinasi. Artinya, memiliki daya kreatifitas yang baik dan mampu menemukan cara-cara untuk memecahkan masalah.

6)      Kemampuan mencari tahu. Artinya, harus memiliki akses informasi seluas-luasnya.

7)      Mampu melaukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kegiatan/program.

Keahlian-keahlian tersebut sangat diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas dan pekerjaan public relations.

Berikut contoh kegiatan-kegiatan di Departemen Public Relations meliputi pekerjaan (a-z) yang harus dilakukan oleh manajer public relations dan para stafnya, yaitu :

a.     Menyusun dan mendistribusikan siaran berita (news release), foto-foto dan berbagai artikel bagi kalangan media massa

b.      Mengorganisasikan konferensi pers, acara-acara resepsi dan kunjungan kalangan media massa ke organisasi/perusahaan

c.       Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama.

d.     Mengatur acara wawancara antara kalangan pers (media cetak), radio dan televisi dengan pihak manajemen.

e.       Memberikan penerangan singkat kepada fotografer, serta membentuk dan mengelola sebuah perpustakaan foto.

f.       Mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal seperti kaset rekaman video, slide presentasi, dan sebagainya.

g.     Menyunting serta memproduksi jurnal-jurnal eksternal untuk konsumsi para distributor, pemakai jasa/produk perusahaan, konsumen langsung, dan sebagainya.

h.      Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan seperti literatur pendidikan, sejarah perusahaan, laporan tahunan, literatur pelantikan pegawai baru.

i.       Mempersiapkan berbagai bentuk instrumen audio-visual, seperti menyusun lembaran slide dan kaset rekaman video.

j.       Mempersiapkan dan mengatur acara pameran dan menjalankan eksibisi public relationss.

k.      Mempersiapkan dan memelihara berbagai bentuk identitas perusahaan seperti logo perusahaan. Pengaturan jenis kendaraan dinas, pakaian seragam pegawai, dan sebagainya.

l.        Menangani berbagai acara sponsor yang berhubungan dengan kegiatan public relationss.

m.   Mengelola hal-hal yang berkaitan dengan berbagai kunjungan seperti fasilitas penerbangan/pelayaran, pengurusan tiket, akomodasi, dan lain-lain.

n.      Mengikuti rapat-rapat penting yang diselenggarakan oleh dewan direksi dan pimpinan perusahaan.

o.      Mengikuti konferensi khusus yang diadakan oleh divisi penjualan, dan terlibat dalam pertemuan-pertemuan para agen.

p.     Mewakili perusahaan pada pertemuan asosiasi dagang/bisnis.

q.     Berhubungan dengan konsultan public relationss eksternal jika perusahaan/organisasi merekrut mereka.

r.      Melatih segenap staf public relationss.

s.       Mempersiapkan survei-survei pendapat dan berbagai macam penelitian lainnya.

t.       Mengawasi tugas-tugas periklanan (berhubungan dengan biro iklan) bila fungsi periklanan memang dibebankan kepada departemen PR.

u.     Berhubungan baik dengan kalangan politisi dan birokrat.

v.     Mengatur penyelenggaraan acara-acara resmi.

w.   Mengatur acara-acara kunjungan para pejabat penting dan tamu kehormatan.

x.      Mengadakan perayaan perusahaan, pemberian penghargaan pemerintah kepada perusahaan.

y.     Mengorganisasikan berbagai umpan balik dari berbagai sumber informasi mulai dari kliping koran/majalah, berita-berita radio dan televisi serta memantau berbagai laporan dari luar.

z.        Menganalisis umpan balik dan mengevaluasi hasil dari upaya untuk mencapai tujuan.

2.2 Humas Internal

Kegiatan Internal Public Relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam keberhasilan perusahaan, seperti  karyawan, manajer, supervisor, pemegang saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya

Melalui kegiatan Internal Public Relations diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.

v  Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers, yaitu

a.       Hubungan dengan karyawan (employee relations)

Seorang PR harus mampu berkomunikasi dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus mampu menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan program employee relations diharapkan akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memilki (sense of belonging), motivasi, kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.

b.      Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Seorang PR juga harus mampu membina hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam organisasi/perusahaan. Karena sebagai penyandang dana, mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.

Sedangkan yang termasuk public internal adalah khalayak/public yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisasi atau instansi itu sendiri. Dalam dunia bisnis PR, Publik Internal ini disesuaikan dengan bentuk daripada organisasi yang bersangkutan apakah organisasi tersebut berbentuk suatu perusahaan dagang, instansi pemerintah ataupun lembaga pendidikan. Jadi tergantung dari jenis, sifat atau karakter dari organisasinya.  Jadi public yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk dari organisasinya dan umumnya khalayak atau public tersebut adalah yang menjadi bagian dari kegiatan usaha dari badan/instansi/perusahaan itu sendiri.

v  Publik Internal Dan Bentuk Hubungan Internal Perusahaan
a. Publik Internal dari perusahaan :

1.Publik Pegawai(employee public)

2.Publik Manajer (manager public)

3.Publik Pemegang Saham (stockholder public)

4. Publik Buruh (labour public)

b. Bentuk Hubungan dalam Perusahaan

Dengan adanya public internal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public internal. Sifat hubungannya disebut hubungan internal (Internal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :

1.Employee Relations (hubungan dengan para pekerja/para karyawan).

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepengawaian secara formal. Employee public/public pegawai adalah salah satu internal public yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan PR di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupapakan suatu potensi yang sangat berarti dalam organisasi, potensi mana yang dapat dikembangkan lebih baik dari sebelumnya. Seorag PRO haruslah berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact), misalnya dengan bercakap-cakap dengan mereka sehingga dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaanya. Onong Uchyana Effendi menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan baik dengan para pegawai dapat dilakukan melalui :

·         Upah yang cukup 

·          Perlakuan yang adil 

·         Ketenengan kerja

·         Perasaan diakui

·         Penghargaan atas hasil kerja 

·         Penyaluran perasaan

Menurut Kustadi Suhandang, membina hubungan baik dengan para karyawan dapat dilakukan melalui kegiatan :

·         Pemberian pengumuman-pengumuman

·         Buku Pegangan Pegawai

·          Personal Calls- Pertemuan Berkala

·          Kotak Suara (kotak Saran)

·          Hiburan dan Darmawisata

·          Olah Raga

·          Study Tour

·          Training

·         Hadiah-hadian dan Penghargaan

·         Klinik dan Rumah Obat

·         Tempat-tempat Ibadah

·         Tempat-tempat Pendidikan

2.Stockholder Relations (hubungan dengan para pemegang saham)

Kegiatan public relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Manager adalah orang-orang yang dapat mengabdikan dirinya bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat menghasilkan keuntungan sesuai dengan tujuan perusahaan. Karena manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dilakukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting.

Dalam hal ini jika manager diperlakukan untuk dapat mampu membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Ini berarti mereka mempunyai kontribusi terhadap berbagai kebijakan manejemen yang sangat menentukan maju mundurnya perusahaan. Untuk kondisi ini mereka merupakan orang-orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggung jawab besar bagi perusahaan. Untuk konsekuensi ini, maka dapat dilakukan berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manajer, misalnya :

a.       Memberlakukan adanya uang tunjangan jabatan

b.      Uang Resiko Jabatan

c.       Kegiatan coffee morning diantara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya.

d.      Koordinasi kerja antar bagian

e.       Jika memungkinkan menyediakan alat transfortasi bagi kepentingan dinas

f.       Rumah dinas, dsb.

3.Labour Relations (hubungan dengan pada buruh)

Kegiatan PR dalam rangka memelihara hubungan dengan para pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal menentukkan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. Usaha membina hubungan dengan stockholder tidak lain adalah untuk tujuan memajukan perusahaan.

            Komunikasi dengan mereka dapat dilakukan misalnya dengan cara :

1. Menyatakan selamat kepada pemagang saham yang baru. Komunikasi seperti ini akan menimbulkan kesan baik, di mana para pemegang sahammerasa dihargai dan dihormati dan mereka akan menganggap perusahaan kita adalah perusahaan yang bonafid.
2.Memberikan laporan
Laporan mengenai perkembangan perusahaan adalah merupakan kegiatan komunikasi yang berfungsi sebagai kegiatan yang harmonis, di mana ini juga menanamkan kepercayaan pemegang saham kepada perusahaan.
3. Mengirimkan majalah organisasi
Majalah organisasi merupakan medium yang baik untuk membina hubungan baik/harmonis dengan para pemegang saham, selain majalah intern juga tidak ada salahnya mereka dikirim majalah intern, sehingga mereka mengetahui atau dapat mengikuti perkembangan perusahaannya beserta segala kegiatannya.
4. Mengadakan pertemuan
Pertemuan secara face to face adalah bentuk komunikasi yang lain untuk membina hubungan yang harmonis, meningkatkan pengertian bersama, dan meningkatkan kepercayaan. Ini dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan pertemuan antara pimpinan organisasi dengan para pemegang saham sehingga akan menambah eratnya hubungan, dapat juga diadakan pertemuan lengkap dengan seluruh karyawan, misalnya acara hala bihalal, peringatan ulang tahun perusahaan pertemuan yang membicarakan masalah pembagian keuntungan, penjualan saham baru. Dsb.

4. Manager Relations (hubungan dengan para manajer)

Kegiatan public relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat buruh dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalahmasalah yang timbul antara keduanya, disinilah letak peranan public relations dimana ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan. Dengan demikian PR berarti turut juga melancarkan hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak. Misalnya :

·         Menyelesaikan kasus tentang ada rasa permusuhan terhadap pimpinan dan sebagainya.

·         Tuntutan kenaikan upah sampai terjadinya mogok kerja.

·         Kasus PHK, Dll.

v  Contoh public internal PR dalam suatu perusahaan :

(a)    Pimpinan:  Memegang kendali agar perusahaan tetap kokoh

(b)   Pemegam saham:  Membantu pimpinan dalam mengendalikan perusahaan

(c)    Karyawan:  Secara tidak langsung dan langsung ikut serta mengendalikan perusahaan

(d)   Peraalatan perusahaan:  Kalau tidak ada peralatan,perusahaan tdiak dapat memproduksi produk

(e)    ProdukMerupakan bagian internal terpenting dalam suatu perusahaan.

(f)    Gaji:  Kalau gaji layak maka karyawan akan semakin giat untuk memproduksi produk.

2.3 Humas eksternal

Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya.

Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.

Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar bagi produksinya, memperkenalkan produksinya kepada masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat, memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader, memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam masyarakat.

v  Tindakan-tindakan yang harus dilakukan external public relations seperti :

1.      Menganalisa dan menilai sikap dan opini publik yang menanggapi kebijaksanaan pimpinan perusahaan dalam menggerakkan pegawainya dan menerapkan metodenya

2.      Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang mendapat sorotan atau kritikan publik

3.      Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan

4.      Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif

5.      Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan.

6.      Kegiatan Eksternal Public Relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing  dan lain sebagainya

7.      Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi/ perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya.

v  Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officer, yaitu

a.       Hubungan dengan komunitas (community relations)

Membina hubungan dengan komunitas merupakan wujud kepedulian perusahaan terhadap lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda terima kasih perusahaan kepada komunitas. Dengan begitu menunjukan bahwa perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari mereka, melainkan ikut peduli dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik bersama. Hubungan dengan komunitas ini seringkali diwujudkan dalam program Corporate Social Responsibility.

b.      Hubungan dengan pelanggan (costumer relations)

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan konsumen antara lain :

(1) mempertahankan pelanggan lama.

(2) menarik pelanggan baru.

(3) memasarkan/memperkenalkan produk atau jasa baru.

(4) memudahkan penanganan keluhan pelanggan dan

 (5) mengurangi biaya. Costumer relations dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain plant tour, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, dan special events.

c.       Hubungan dengan  media massa dan pers (media  & press relations)

Hubungan dengan media dan pers merupakan sebagai alat, pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi humas dengan pihak publik.  Dengan hubungan baik dengan media dan pers, perusahaan bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-pemberitaan negatif atau salah tentang perusahaan di media massa. Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal. Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata pers (press tour), taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak informal antara lain keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).

d.      Hubungan dengan pemerintah (government relations)

Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan pemerintah, sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar hukum.

Sedangkan yang dimaksud Publik Eksternal adalah public yang berada di luar organisasi/instansi/perusahaan yang harus diberikan penerangan/informasi untuk dapat membina hubungan baik. Sama juga halnya dengan public internal maka public eksternal juga menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian maka yang menjadi public kesternal suatu organisasi akan berbeda dengan organisasi lainnya.

v  Publik Eksternal Dan Bentuk Hubungan Eksternal Perusahaan
a. Publik Eksternal suatu Perusahaan

1. Publik Pers (Press Public)
2. Publik Pemerintahan (Government Public)
3. Publik Masyarakat Sekitar (Community Public)
4. Publik Rekanan/Pemasok (Supplier Public)
5. Publik Pelanggan (Costumer Public)
6. Publik Konsumen (Consumer Public)
7. Publik Bidang Pendidikan (Educational Public)
8. Publik Umum (General Public)

b. Hubungan Eksternal suatu Perusahaan

Dengan adanya public eksternal dalam lingkup kegiatan PR tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public eksternal. Sifat hubungannya disebut hubungan eksternal (Eksternal Relations). Beberapa bentuk hubungan internal dalam perusahaan :

1.      Press Relations (Hubungan dengan pihak pers)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan pihak pers.Arti harpiah daripad press adalah percetakan, namun pada perkembangan selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal pemberitaan, jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, Radio, dsb. Prinsipnya Press Relations adalah membina hubungan baik dengan orang-orang pers. Disamping membina, seorang PRO juga harus mengatur dan mengembangkan hubungan baik dengan pers dsb.
PR harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan/instansi yang menyangkut pemberitaan baik negative maupun positif. Jadi pers merupakan kunci kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.

Bentuk Hubungan Pers :
1. Press Release
2. Press Conference
3. Press Room
4. Press Tour
5. Press Reception

2. Government Relations (Hubungan dengan pihak pemerintah)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.

Bentuk hubungan Government Relations, antara lain :

1. Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.
2. Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.
3. Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam konteks nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.
4. Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.
5. Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar suatu kegiatan perusahaan.

3. Community Relations (Hubungan dengan masyarakat sekitar)

Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar/masyarakat setempat/tetangga.

Kegiatan community relations yang harus dilaksanakan, misalnya :

1.      Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling perusahaan.

2.      Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan

3.      Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan

4.      Mendirikan tempat ibadah.

5.      Mengadakan pembagian makanan, dll.

4. Supplier Relations (Hubungan dengan para rekanan/pemasok)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan para investor agar segala kebutuhan organisasi/ perusahaan/ instansi dapat diterima dengan baik.

5. Costumer Relations (Hubungan dengan para pelanggan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik dengan consumer sama dengan costumer yaitu dengan pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak consumer yaitu bagi pihak consumer merupakan input tentang bagaimana barang tersebut digunakan dan apa keuntungannya jika consumer menggunakan barang tersebut.

Kegiatan Costumer Relations diantaranya adalah :

1.      Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.

2.      Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.

3.      Pemberian kalender

4.      Pemberian buku telepon

5.      Melakukan publisitas

6.      Memberikan informasi kegiatan periklanan

7.      Memberikan potongan harga, dll

6.Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)

Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik dengan lembaga-lembaga pendidikan. Misalnya:

1. Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan
2. Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah
3. Memberikan beasiswa
4. Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi, dsb.

7.General Relations (Hubungan dengan Umum)

Mengatur dan membina hubungan baik dengan public umum sehingga produk/jasa dari perusahaan kita dapat menjadi perhatiannya dan selanjutnya public umum ini dapat menjadi konsumen/pelanggan kita.

v  Contoh public eksternal PR dalam suatu perusahaan :

ü  Mayarakat:  Orang yang nantinya akan membantu kelancaran proses distribusi bahkan bias saja sekaligus menjadi konsumennya.

ü  Konsumen:  Pemakai produk dari suatu perusahaan.

ü  Internet:  Bisa menaikkan jumlah pembelian produk dgn cara melakukan penjualan online.

ü  Media: Bisa menaikkan penjualan dengan memasang iklan yg menarik di media

ü  Pasar:   Pasar yg strategis dan kondusif akan memudahkan pendistribusian produk

ü  Bank:   Tempat penyimpanan agar dana perusahaan ttp berputar

ü  Transportasi:  Transportasi yang baik melancarkan proses distribusi produk.

ü  Cuaca: Mempengaruhi pendisteribusian produk

BAB 3

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

Secara umum dapat kita simpulkan bahwa kegiatan Internal Public Relations merupakan kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Kegiatan hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers, yaitu:

1.      Hubungan dengan karyawan (employee relations)

2.      Hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations)

Peranan Public Relations (PR) dalam suatu perusahaan diwujudkan melalui kegiatan-kegiatan internal yang berhubungan dengan pengembangan perusahaan. Kegiatan tersebut sangat bermanfaat baik bagi perusahaan dan publik internal perusahaan. Kegiatan internal yang diadakan dapat memberikan dampak yang positif bagi karyawan, karena kegiatan tersebut bertujuan untuk meningkatkan motivasi karyawan dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.

Nb : kesimpulan makalah ini hanya tentang humas internal, untuk kesimpulan mengenai humas eksternal silahkan di tambahkan sendiri yaa... maaf!!!

Semoga Bermanfaat!!! :)